Checkliste: Diese 16 Dokumente gehören unbedingt in ein Schließfach

Checkliste: Diese 16 Dokumente gehören unbedingt in ein Schließfach

Viele Menschen denken nicht daran, dass neben Wertsachen wie Geld, Gold und Schmuck auch Dokumente sicher im Schließfach untergebracht werden sollten. Sie müssen nicht nur vor Diebstahl geschützt werden. Auch ein Brand oder ein Wassereinbruch kann die Ursache dafür sein, dass Unersetzliches für immer verloren ist.

Praxisbeispiel: Warum auch Dokumente in ein Schließfach gehören

Die Täter kommen nachts durch ein unzureichend gesichertes Fenster. Sie durchwühlen das ganze Haus, Schubladen werden herausgezogen, Bilder von der Wand gerissen, ganze Schrankinhalte auf dem Boden verteilt, Dokumente verstreut. Zeit genug haben die Einbrecher für ihren Diebeszug – Familie S. ist gerade im Urlaub.

Nach ihrer Rückkehr ist der Schock erstmal groß. Aber zum Glück ist praktisch nur Sachschaden entstanden. Die Täter hatten keine bedeutenden Geldsummen oder Wertgegenstände vorgefunden. Die liegen sicher verwahrt im Tresorraum eines unabhängigen Schließfach-Anbieters.

Das böse Erwachen kommt erst, als Peter S. die Versicherungspolicen heraussuchen will, damit der Schaden beglichen werden kann. Mit Schrecken stellt er fest: Die Dokumente sind weg. Und nicht nur diese wichtige Dokumente. Die Täter haben einen ganzen Ordner mit wichtigen Dokumenten mitgenommen: Zeugnisse, Geburtsurkunden, Vorsorgevollmachten – und eben auch die Versicherungspolicen.

  • Sie sind Unternehmer? Dann kann ein Schließfach zur Unterbringung Ihrer wichtigen Dokumente und Daten sogar Ihre Firma retten – aus diesen Gründen.

Sorgen Sie deshalb lieber vor. Wir zeigen Ihnen, was Sie bei der Unterbringung von wichtigen Dokumenten beachten sollten.

So schützen Sie Ihre Dokumente

Fertigen Sie auf jeden Fall von allen Dokumenten mindestens eine Kopie an. Ganz sicher gehen Sie, wenn Sie sich beglaubigte Duplikat der Dokumente ausstellen lassen.

Die Original-Dokumente verwahren Sie sicher im Schließfach, die Duplikate können Sie bei sich zu Hause abheften. Auf keinen Fall aber sollten sie diese Kopien offen herumliegen lassen. Verwahren Sie die Kopien der wichtigen Dokumente mindestens in einem geschlossenen Ordner, in einem Schrank oder noch besser in einem Haustresor.

Wichtig ist auch, dass die Original-Dokumente im Schließfach schnell und unkompliziert zur Hand sind, wenn es darauf ankommt.

Bei einem Versicherungsfall sollten Sie die Versicherung möglichst zeitnah mit den nötigen Nachweisen versorgen. Aber auch bei Katastrophen und Krisenfällen müssen Sie kurzfristig Zugriff auf Ihre Wertsachen und Dokumente erhalten können.

Bevor Sie sich für einen Schließfachanbieter entscheiden, sollten Sie also nicht nur auf die Sicherheitsstufe seines Tresorraumes achten, sondern auch darauf, zu welchen Zeiten Sie an Ihr Schließfach dürfen – und damit an Ihre Dokumente. Welche Voraussetzungen ein guter Schließfach-Anbieter sonst noch erfüllen sollte: Hier geht’s zur Checkliste.

Im Idealfall gewährt Ihnen der Anbieter rund um die Uhr und auch an Sonn- und Feiertagen Zutritt zum Tresorraum, so wie es zum Beispiel bei EMS Werteinlagerung in Heidenheim an der Brenz der Fall ist.

Bedenken Sie auch Folgendes: Bei einem medizinischen Notfall sind Sie womöglich nicht in der Lage, Ihre Wertsachen und Dokumente selbst abzuholen. Wählen Sie deshalb sorgfältig eine Vertrauensperson aus, die mit einem Zweitschlüssel bzw. den entsprechenden Vollmachten ausgestattet ist.

In diesem Fall lohnt es sich sogar, ein zweites Schließfach anzumieten und Ihre Wertsachen nach Dokumenten und Wertsachen getrennt aufzubewahren.

Welche Dokumente verdienen die Aufbewahrung im Schließfach? Unsere Checkliste verrät es.

Checkliste – diese Dokumente gehören in ein Schließfach

  • Geburtsurkunde
  • Heiratsurkunde
  • Familienstammbuch
  • Reisepass
  • Einkommensbescheinigungen
  • Rentenbescheinigungen
  • Betreuungsverfügung
  • Patientenverfügung
  • Vorsorgevollmacht
  • Verträge, z.B. Mietvertrag
  • Versicherungspolicen
  • Zahlungsbelege für Versicherungsprämien
  • Zulassungsbescheinigung bzw. Fahrzeugbrief
  • Zeugnisse
  • Grundbuchauszüge
  • Testament

Sie wünschen weitere Informationen zur richtigen Aufbewahrung wertvoller Dokumente und zu den Vorteilen eines Schließfachs? Wir beraten Sie gern.



Über den Autor Bernd Elsenhans


Bernd Elsenhans ist Geschäftsführer der EOS Sicherheitsdienst GmbH & Co. KG und der EMS Werteinlagerung e.K. in Heidenheim an der Brenz. Als Sicherheitsexperte unterstützt er seine Kunden bei Werkschutz, Personenschutz und Veranstaltungssicherheit, bei der Abwehr von Wirtschaftskriminalität sowie bei Werttransporten und Werteinlagerung in eigens für Heidenheim erstellten, privaten Schließfächern. Bernd Elsenhans ist kooperatives Mitglied im Verband für Sicherheit in der Wirtschaft sowie 2. Vorsitzender des Vereins Freunde schaffen Freude e.V., einer Initiative zur Unterstützung von Menschen in Not. Er wurde bereits wiederholt mit dem Innovationspreis Ostwürttemberg ausgezeichnet, dem Mittelstandspreis Soziale Verantwortung und gehörte mit seinem Unternehmen EOS im Jahr 2015 zu den Finalisten für den OSPAs Security Outstanding Security Performance AWARD.